fbpx

Chyby virtuálních asistentek

by 7. 08. 2019Blog

Milé ženy,

pojďme spolu dneska kouknout na chyby, které virtuální asistentku během práce mohou potkat.

Slovem chyba nechci ani tak vyjádřit to, že někdo něco dělá špatně, jako spíše to, že na základě například nezkušenosti asistentka sama sebe uvede do svízelné situace, která přináší stres. A protože naším společným zájmem je #STASTNAVA, tak se s Vámi podělím o další své zkušenosti a poznatky, které jsem získala praxí, prací jako VA a konzultacemi s Vámi.

První a velmi podstatný bod je: Zajistěte si dostatek informací k zadání, ptejte se na detaily, komunikujte s klientem. Čím více budete mít informací o tom, jakou má představu a co od Vás potřebuje za službu, tím snáze předejdete nedorozumění a odvedené práci, o kterou klient vlastně neměl zájem.
Každý máme odlišný způsob vyjadřování, pod různými názvy máme jiné představy. Ptejte se, vyjasňujte si, zjišťujte. Především pokud jde o nového klienta, se kterým ještě nemáte nastavený způsob komunikace a neznáte se.

Novější asistentky se často bojí klientů ptát, že otázkami budou vypadat nezkušené a měly by to vědět. Za mě je to naopak – svou promyšlenou otázkou ukážete, že víte, o čem je řeč a že problematice rozumíte. A pokud je to pro Vás něco úplně nové, tak je to taky v pořádku klientovi říct. Hlavně nepředstírat, že něco umíte a rozumíte, když to tak není.

Zároveň jsem se setkala i s tím, když se asistentka rozumně ptala, klient byl nespokojen, neboť si myslel, že to má vědět. I to se může stát – to je potom ale na Vás zhodnotit, zda byste to opravdu měla vědět. Klientům do hlavy nevidíme a pokud to klientovi vadí, zamyslete se, zda opravdu o takového klienta stojíte.

Když si uvědomíte, že jste udělali chybu, učiňte ihned kroky k nápravě.

Dalajláma XIV.

Zadání od klienta tedy máme, a co dál?
Doporučuji si práci plánovat, mít určitou strukturu a řád, plánovat podle kalendáře, vytvářet si TO-DO listy, atpod. A to ze dvou důvodů. Jedním z nich je své síly nepřecenit, druhým je neusnout na vavřínech. 

V prvním případě si na sebe naložíte tolik práce, že nestíháte, dny běží a Vy sotva spíte.

V tom druhém si užíváte volného času, který Vám tato práce umožňuje až ve Vás najednou hrkne, že jste dnes měly dodělat, úkol na který máte hodinu, ale ve skutečnosti jich potřebujete nejméně pět. A opět nestíháte.

A když jsme u nestíhání, mnohé asistentky v takový moment dostanou pokušení delegovat úkoly na další asistentku, aniž by samy měly práci zajetou nebo dostatečně zjištěné informace od klienta, případně aniž by znaly jak asistentka funguje. V tu chvíli je nepříjemná situace ve formě špatně splněného zadání na dosah.

Delegujte pouze v případě, že máte v požadavcích od klienta jasno a dostatek času předat zadání další Ženě.

Delegujte, když víte, jak se Vám s tou ženou kooperuje a že je na ní spoleh. Vyzkoušejte si jak se Vám společně funguje na menších úkolech a budujte Vaši vzájemnou spolupráci. A stejně jako v prvním bodě, komunikujte i spolu navzájem. Upřesňujte si zadání, dodávejte si informace. 

S delegováním souvisí uvědomování si, že i v našem oboru podnikání existuje určitá sezónnost. Jsou období, kdy je práce více, jsou období, kdy je práce méně. Předvídejte, plánujte na základě předchozích zkušeností, zkoumejte jaké období Vás čeká a zda-li Vám delegování neubere tolik úkolů, že zjistíte, že nemáte co na práci. 

A hlavně milé Ženy, buďte šťastné!

Darja

Online trénink pro virtuální asistentky

Kdo je to virtuální asistentka a co nabízí?
Jak se správně nacenit a na co nezapomenout?
Můžeš to dělat i ty? Vyděláš si dost? A kde hledat první klienty?