Komunikační pasti ve VA podnikání: Co nás na škole nenaučili

. Sedím ve své polo-sklepní kanceláří nejmenovaného korporátu, je rok 2009. Na obrazovce střídám excely s reporty pro zaměstnavatele s prvními e-maily od VA klientů. Vše pro mě bylo tak nové, cítila jsem se nezkušená a přesto jsem se musela tvářit” jako profík. Naučím se to někdy? Prokouknou mě? Srdce mi buší. Tehdy jsem netušila, že právě stojím před první ze série komunikačních výzev, které virtuální asistence přináší.

Dnes, po více než dekádě v oboru a stovkách mentoringových hodin s dalšími VA, vidím jasně tři zásadní komunikační pasti. A co je důležitější – vím, jak se jim vyhnout.

1. Past perfekcionismu: Mýtus o dokonalé VA
“Musím být na všechno expert, jinak si mě klient nevybere.” Tohle přesvědčení je jako časovaná bomba. Nutí nás předstírat znalosti, které nemáme, a slibovat nemožné. V roce 2011, během ročního výcviku Moudrého podnikání žen, jsem pochopila zásadní věc: Klienti nehledají supermany. Hledají profesionály, kteří umí přiznat své limity. A naopak to je to, co chtějí a potřebují.

Příklad z praxe: Klientce přistála nabídka na správu Google Analytics, mohla se tvářit jako expert s pocitem, že shlédne pár videí a určitě se to naučí nebo postupně pochopí. Stačí být jen o krok před klientem, že? (ano, některé VA přesně takový postup mají, bohužel). Místo toho pravdivě napsala: 

“Analytics zatím ovládám na základní úrovni. Pokud hledáte specialistu na pokročilé funkce, ráda doporučím kolegyni. Pokud vám stačí základní reporting, můžeme začít spolupráci s tím, že se v této oblasti budu dál vzdělávat.”

Výsledek? Klient ocenil její upřímnost a domluvili se, že ji sám zaškolí. Vznikla z toho dlouhodobá spolupráce založená na důvěře. A asistentka si rozšířila své portfólio o novou službu.

2. Past nezdravých hranic: Když klient píše v pátek ve 23:00
Tohle je klasika – urgentní e-mail mimo pracovní dobu. V začátcích jsem na takové zprávy odpovídala okamžitě. Bála jsem se, že klient odejde. Nebo jsem si to omluvila, že mám čas, tak to je jedno. Jenže tím jsem nastavila nebezpečný precedens.

Zlom přišel v roce 2013, když jsem opustila korporát a šla naplno do VA podnikání. Uvědomila jsem si, že respekt ke svému času je základem udržitelného podnikání. Zavedla jsem jasná pravidla:

– Pracovní dobu jsem měla flexibilní, s klienty jsem netelefonovala dříve než v 10 a víkendy jsem nepracovala
– Odpověď na e-maily a plnění úkolů do 48 hodin v pracovních dnech
– Urgentní požadavky řeším jen pokud jsou součástí dohodnutých služeb

Jak to komunikovat? Například takto: “Děkuji za váš e-mail. Potvrzuji přijetí, na zprávu odpovím během následujících 48 hodin. Pro urgentní případy nabízím prémiovou službu pohotovosti, o které se můžeme pobavit.”

3. Past podceňování vlastní hodnoty: Cesta k sebevědomému oceňování
Tohle je možná ta nejzákeřnější past. Začíná nenápadně – vezmeme zakázku za nižší cenu, protože “získáváme zkušenosti”. Souhlasíme s rozšířením projektu bez navýšení rozpočtu, protože “nechceme působit problematicky”.

Moje cesta k zdravému oceňování byla postupná. Od prvních VA projektů v roce 2009, přes transformační rok 2011 ve výcviku Moudrého podnikání žen, až po rok 2013, kdy jsem konečně pochopila svou skutečnou hodnotu.

Co mi pomohlo?
– Kalkulace reálných nákladů včetně času na vzdělávání a administrativu, což jsem se učila od skvělé Madly Čevelové a dodnes její metodu šířím dál
– Uvědomění, že neprodávám jen čas, ale roky zkušeností a know-how
– Touha po lepším životě a jasnost, že i vzděláváním v jiných oblastech rostu já a tím nabízím stále lepší služby

Jak to vypadá v praxi? Když se klient zeptá na cenu, neomlouvám se za ni. Místo toho vysvětlím hodnotu: “Moje sazba je X Kč za hodinu. Zahrnuje nejen skvělé provedení práce, ale také léta zkušeností, díky kterým dokážu úkoly řešit efektivně a s přehledem.”

Závěr: Síla autentické komunikace
Profesionální komunikace není o dokonalosti. Je o autenticitě, respektu k sobě i klientovi, a odvaze být upřímná. Každá z těchto pastí je ve skutečnosti příležitostí – k růstu, k nastavení zdravějších vztahů s klienty, k budování sebevědomého podnikání.

[Chcete se o profesionální komunikaci dozvědět víc? V mém novém e-booku “12 strategických odpovědí pro VA” najdete další praktické tipy a konkrétní formulace pro nejčastější situace v komunikaci s klienty.]